Tre chefer, tre avtal, tre priser för exakt samma vara

Jag brukar be om en enkel sak när jag träffar bolag med flera anläggningar. Visa mig vad ni betalar för arbetshandskar. Eller kaffe. Eller lokalvård per kvadratmeter.

Nästan varje gång kommer tre olika svar. Tre siter, tre priser. Ibland skiljer det tio procent. Ibland trettio.

Hur det blir så

Det börjar oftast bra. En anläggning startar, platschefen behöver komma igång, hittar en lokal leverantör och gör upp. Snabbt och rimligt.

Nästa anläggning gör samma sak. Egen ort, egen leverantör, eget pris.

Ingen bestämde att det skulle vara så. Det blev bara så, en beställning i taget, under några år. Och när alla tre avtalen väl finns är de bekväma att behålla. Platschefen känner sin leverantör. Byte känns som besvär utan uppsida.

Det gäller tjänster lika mycket som varor

Handskar och papper är lätta att jämföra. Men samma mönster finns i städning, bevakning, fordonsservice, kontorsutrustning och företagshälsovård.

Där är det svårare att se, för tjänsterna är inte helt identiska. En site har städning tre gånger i veckan, en annan varje dag. Räkna om till ett jämförbart mått. Kronor per kvadratmeter och månad. Kronor per fordon och år. Då syns spridningen.

Vad det kostar

När ni köper samma vara på tre ställen delar ni er egen volym i tre. Varje del är mindre. Varje del får ett sämre pris.

En samlad upphandling gör tvärtom. Hela volymen på ett ställe. Ett pris, satt av konkurrens om hela affären.

Ett räkneexempel. Tre siter köper samma sak för sammanlagt 3 miljoner om året. Priserna skiljer i snitt tjugo procent från högsta till lägsta. Lägger ni alla på den lägsta nivån och förhandlar den samlade volymen, är det rimligt att komma en bra bit under det. Räkna med era egna tal och er egen spridning.

Rörelsemarginalen i svensk industri ligger runt 6 till 8 procent (SCB). Det här är pengar som går rakt på sista raden.

Varför ingen fixar det

Frågan tillhör ingen. Site A tycker att deras pris är okej. Site B likaså. Ingen ser de tre priserna bredvid varandra, för de ligger på var sitt kostnadsställe i bokföringen.

Och även när någon ser det, så är motståndet mänskligt. Platscheferna vill inte tappa kontrollen över sina leverantörer. Att driva igenom ett gemensamt avtal betyder tre samtal där någon blir missnöjd.

Så gör du det utan att tappa platscheferna

Ta med dem tidigt. Be var och en beskriva vad de behöver av leverantören utöver priset. Inställelsetid, lokal kännedom, flexibilitet.

Bygg de kraven in i den gemensamma upphandlingen. Då får platscheferna en leverantör som klarar deras vardag, till ett pris satt av hela volymen.

Låt dem vara med och välja bland de inkomna offerterna. Ett gemensamt avtal de har varit med om att forma följs. Ett de fått påtvingat kringgås.

Ett gemensamt avtal betyder inte en gemensam leverantör

Ibland är en enda leverantör rätt för alla siter. Ibland är det inte det, för avstånden är för stora eller behoven för olika.

Då kan ni ändå förhandla samlat. Ett ramavtal med två eller tre utvalda leverantörer, samma villkor och priser för alla, där varje site väljer den som passar geografiskt. Ni håller ihop volymen och priset utan att tvinga alla till samma dörr.

Det svåra är att hålla ihop det efteråt

Att teckna ett gemensamt avtal är en förhandling. Att sedan få alla tre siterna att faktiskt beställa från det, månad efter månad, det är det som avgör om besparingen blir verklig. Utan uppföljning glider var och en tillbaka till sin gamla leverantör inom ett halvår.

De flesta bolag klarar förhandlingen men tappar efterlevnaden. Inte av okunskap. För att ingen håller i det när vardagen kommer emellan.

Varje månad med tre priser är en månad där ni betalar för det dyraste alternativet på minst en site.

Gör en sak den här veckan

Välj en vara som köps på alla era anläggningar. Något vardagligt. Handskar, papper, kaffe, en servicetjänst.

Be varje site skicka sitt pris per enhet. Sätt talen i en rad.

Skillnaden mellan högsta och lägsta pris, gånger den totala volymen, är vad den här varan kostar er i onödan varje år.

---

Källor: SCB (Företagens ekonomi).