29 procent av era inköp sker utan avtal, och det beror på att ingen äger frågan

Hackett Group har mätt det. Runt 29 procent av de indirekta inköpen sker utanför avtal. Hos vissa bolag är siffran uppåt 80 procent (Hackett Group). McKinsey pekar på att inköp utanför avtal står för 20 till 30 procent av spillet i indirekta inköp (Ramp).

En tumregel säger att en omogen inköpsorganisation ligger på runt tio procent utanför avtal. En i toppklass ligger på fem (Esker).

Skillnaden mellan fem och trettio procent är inte kunskap. Det är ägarskap.

Vad ägarskap betyder i praktiken

I ett bolag med 200 anställda köper väldigt många människor in saker. Produktionschefen. Kontorschefen. IT. Platscheferna. Skyddsombudet som beställer skor.

Var och en gör ett rimligt val i stunden. Ringer den leverantör de känner. Tar det som är enklast.

Ingen av dem har mandat att säga att så här gör vi i hela bolaget. Ingen sitter med när ett avtal ska förnyas för att bevaka helheten. Ingen mäts på vad de indirekta inköpen kostar.

Så inköp blir allas jobb. Och det som är allas jobb blir ingens.

Vad en ägare faktiskt gör

En ägare för inköpsfrågan gör tre saker om och om igen.

Håller spendlistan levande. Vet vilka de tjugo största leverantörerna är och vad var och en kostar.

Sitter med vid varje förnyelse av ett större avtal. Inte för att ta över, utan för att ställa frågan om priset är prövat.

Rapporterar en siffra varje månad. Andel av inköpen som går genom avtal, eller total indirekt kostnad mot budget.

Varför det kostar när ägaren saknas

När volymen splittras på många beställare och många leverantörer får ni sämre pris på varje del. Ni missar mängdrabatter. Ni betalar fraktavgifter ni kunde slippa. Ni köper akut i stället för planerat.

Ett räkneexempel. Ni har 15 miljoner i indirekta inköp. En tredjedel, 5 miljoner, sker utanför avtal. På den delen är det rimligt att tio till femton procent är för mycket betalt. Det är 500 000 till 750 000 kronor om året. Räkna med era egna tal.

Rörelsemarginalen i svensk industri ligger runt 6 till 8 procent (SCB). De här pengarna går rakt på resultatet. För en ägare är det pension och trygghet, inte en rad i en rapport.

Så tar du första steget

Du behöver inte lösa hela bolaget på en gång. Välj de tre största kategorierna där inköpen är mest spridda. Frakt, förbrukning och en tjänst brukar passa.

Utse en person per kategori, eller en person för alla tre om tiden finns. Ge dem i uppdrag att på tre månader ta fram vilka leverantörer som används, vad var och en kostar och vilka avtal som finns.

Redan den kartläggningen brukar visa var de dubbla leverantörerna och de fria beställningarna sitter. Då har ni något konkret att förhandla.

Ägarskap är en deluppgift, inte en heltidstjänst

På ett bolag med 100 till 300 anställda är detta sällan ett heltidsjobb. Det är en tydlig del av någons vecka, kanske en dag var fjortonde dag när arbetet är igång, mindre när avtalen väl är på plats.

Det som gör skillnad är inte antalet timmar. Det är att timmarna är skyddade och att personen har rätt att förhandla för hela bolaget.

Det svåra är att en person ska hålla emot

Att peka ut en ägare tar ett möte. Att sedan låta den personen säga nej till en platschef som vill fortsätta med sin egen leverantör, det är där det knakar. Ägaren behöver tid, mandat och ryggen fri från ledningen. Utan det blir det en titel utan verkan.

De flesta bolag som försöker samla inköpen gör det inte klart. Inte för att de inte vet hur. För att ingen står kvar och driver det när driften tar över. Vi återkommer till det.

Varje månad utan ägare är en månad till med trettio procent av inköpen på fri hand.

Gör en sak den här veckan

Välj en kategori. Frakt fungerar bra, eller förbrukningsmaterial.

Be om alla fakturor i den kategorin för det senaste kvartalet. Gå igenom dem och räkna. Hur många gick genom ett skrivet avtal. Hur många var fri beställning.

Andelen fri beställning är ditt mått på hur mycket den här kategorin behöver en ägare.

---

Källor: Hackett Group, Ramp, Esker, SCB (Företagens ekonomi).