Så ger du inköpen en ägare utan att anställa en inköpschef

Många vd:ar drar sig för den här frågan eftersom de tror att svaret är en rekrytering. En inköpschef kostar lön, sociala avgifter och en plats i ledningsgruppen. På ett bolag med 150 anställda känns det för stort.

Det behöver det inte vara. Ägarskap består av tre delar. En person, ett mandat, ett mått.

Personen

Leta efter någon som redan finns. En controller. En verksamhetsutvecklare. En platschef som är noggrann med siffror och inte rädd för ett obekvämt samtal.

Personen behöver inte kunna allt om varje kategori. Personen behöver kunna läsa en spendlista, ställa krav och stå kvar i en förhandling.

Frigör tid på riktigt. Tjugo procent av en tjänst, skyddad i kalendern, är bättre än hundra procent på pappret och noll i verkligheten. Bestäm vad personen ska sluta göra för att få de timmarna.

Mandatet

Skriv en mening. Ungefär: den här personen förhandlar alla indirekta avtal över 100 000 kronor om året, för hela bolaget, och sitter med varje gång ett sådant avtal förnyas.

Läs upp meningen i ledningsgruppen. Alla ska höra den. Annars kommer första platschefen som blir emotsagd att gå runt personen.

Mandatet måste komma från dig som vd. Det går inte att delegera nedåt och sedan hoppas att det håller.

I en koncern, sätt en gräns per bolag också. Till exempel att varje avtal över 100 000 kronor per organisationsnummer går genom ägaren. Då fångar ni upp det som annars försvinner mellan dotterbolagen.

Måttet

Välj en siffra som följs varje månad. Total indirekt kostnad. Andel av inköpen som går genom avtal. Antal omförhandlade avtal i år.

Sätt ett namn mot siffran. Gå igenom den på samma möte varje månad, i gott och i dåligt. Det är uppföljningen som gör att arbetet inte somnar när en stor order kommer in.

Vanliga sätt det havererar

Titeln utan tiden. Personen får ansvaret ovanpå ett redan fullt jobb. Inget händer, och alla drar slutsatsen att frågan var oviktig.

Mandatet som inte hålls. En site vill göra ett undantag, ledningen viker sig, och nästa vecka vill nästa site också. Efter tre undantag är mandatet borta.

Måttet ingen tittar på. Siffran rapporteras men diskuteras aldrig. Då blir den en rad i ett protokoll, inte ett tryck.

Den första rundan är tyngst

Att gå från noll ordning till ett samlat grepp är ett stort jobb. Kartläggning, offerter, förhandlingar, nya avtal, allt på en gång.

Det är rimligt att ta hjälp utifrån för just den första rundan, och sedan låta den interna ägaren förvalta och följa upp. Då slipper personen lära sig allt i en brant backe samtidigt som driften rullar.

Vad du än väljer, låt inte den första rundan bli ett engångsprojekt. Poängen är rytmen efteråt.

Vad det ger

Ett räkneexempel. Bolaget har 12 miljoner i indirekta inköp. Ägaren tar sig igenom topp tjugo på ett år och landar åtta procent. Det blir runt 960 000 kronor. Kostnaden är tjugo procent av en lön, säg 150 000 kronor. Räkna med era egna tal.

Rörelsemarginalen i svensk industri ligger runt 6 till 8 procent (SCB). Nästan en tredjedel av de indirekta inköpen sker i dag utanför avtal (Hackett Group). Där finns pengarna som ägaren ska hämta hem.

För dig som äger bolaget är det här skillnaden mellan att hoppas på nästa år och att veta att marginalen håller.

Det svåra är att stå bakom personen

Att utse en ägare är enkelt. Att backa personen tredje gången en site vill göra ett undantag, det är det som avgör om det håller. De flesta försök rinner ut just där. Inte för att personen är fel. För att mandatet inte var på riktigt när det testades.

Varje månad utan en tydlig ägare är en månad där inköpen sköter sig själva, vilket de aldrig gör till er fördel.

Gör en sak den här veckan

Skriv ner tre namn på personer som skulle kunna äga frågan. Välj ett.

Skriv mandatsmeningen. En mening, konkret, med ett kronbelopp i.

Boka trettio minuter med personen och läs upp meningen. Fråga vad de behöver för att kunna säga ja.

---

Källor: SCB (Företagens ekonomi), Hackett Group.