Ekonomisystemet visar konton, inte leverantörer. Där gömmer sig överpriset
Bokföringen är byggd för att visa kostnadsslag, inte leverantörer. Därför kan samma tjänst köpas till tre olika priser utan att det syns.
Öppna resultatrapporten. Du ser rader som förbrukningsmaterial, främmande tjänster, lokalkostnader, frakter. Det är kontoplanen. Den är gjord för bokslut och skatt. Den är inte gjord för att styra inköp.
Vad kontot döljer
Ta ett konto som förbrukningsmaterial. Bakom en enda rad kan det ligga sex leverantörer. Olika priser. Olika villkor. Ingen som jämfört dem.
Ta ett konto som lokalvård. Om ni har tre siter kan städningen ligga bokförd på tre olika konton, ett per site. Tre avtal. Tre priser för samma kvadratmeterpris.
Kontot visar hur mycket. Det visar aldrig av vem, till vilket pris, på vilket avtal. Det är just de frågorna en förhandling bygger på.
Ett typfall
Ett industribolag med tre anläggningar. Varje platschef köper in sin egen städning, sina egna mattor, sin egen kaffemaskin. Allt bokförs prydligt på rätt konto per anläggning.
När någon till slut lägger siffrorna bredvid varandra visar det sig att priset per timme skiljer trettio procent mellan anläggningarna. Samma tjänst. Samma stad. Tre olika lokala uppgörelser.
Ingen har gjort fel. Systemet visade aldrig att de tre köpte samma sak.
I en koncern blir det värre. Tre dotterbolag kan köpa av samma leverantör och ändå förhandla var för sig, för siffrorna möts aldrig förrän i koncernbokslutet, och där syns bara summan.
Varför det får fortsätta
Kontoplanen ändras sällan. Den är kopplad till årsredovisning och revision. Att bygga om den är jobbigt, så ingen gör det.
Leverantörsreskontran har informationen. Där finns varje leverantör och varje belopp. Men den öppnas mest när en faktura ska betalas eller stämmas av, inte för att jämföra priser.
Så länge ingen ställer datan per leverantör i stället för per konto förblir överpriset osynligt.
Så vrider du datan rätt
Be ekonomi om en lista med tre fält. Leverantör, belopp, konto. Perioden är tolv månader.
Gör sedan en enkel sammanställning per leverantör. Summera alla rader med samma leverantör, oavsett vilket konto de ligger på.
Nu ser du för första gången vad varje leverantör kostar er totalt. Sortera med störst först. Titta efter leverantörer som säljer nästan samma sak och lägg ihop deras belopp i huvudet.
Det tar en förmiddag med rätt export. Det är den enda vy som duger som underlag för en förhandling.
Vad det kostar
Rörelsemarginalen i svensk industri ligger runt 6 till 8 procent (SCB). Nästan en tredjedel av de indirekta inköpen sker utanför avtal (Hackett Group). Det som köps utanför avtal köps oftast dyrt och i småbitar.
Ett räkneexempel. Tre siter köper samma sak för sammanlagt 2 miljoner om året. Priserna skiljer trettio procent. Lägger ni alla på den lägsta nivån och förhandlar den, kan ni landa en bra bit under det. Räkna med era egna tal och er egen prisspridning.
Det här är pengar som går rakt på resultatet. För en ägare är det skillnaden mellan en trygg buffert och en snäv, mellan att våga investera nästa år och att skjuta upp.
Gör om det varje år
En leverantörsvy är färskvara. Nya leverantörer tillkommer, gamla avtal förnyas, priser ändras.
Lägg in en fast punkt i årshjulet. En gång om året vrids datan om från konto till leverantör och topp tjugo gås igenom. Det tar en dag när rutinen väl sitter, och det håller överpriserna från att bygga upp sig i tystnad igen.
Det svåra är att hålla ihop det
Att vrida datan från konto till leverantör tar en dag. Att sedan samla tre anläggningar under ett avtal, och få cheferna att faktiskt beställa från det, det är det som tar emot. Inte kunskap. Uthållighet när var och en helst vill sköta sitt. Mer om det i senare texter.
Varje månad som går är en månad till med tre priser för samma sak, och minst ett av dem är för högt.
Gör en sak den här veckan
Välj ett konto med stora belopp. Förbrukning eller främmande tjänster fungerar bra. Be ekonomi lista alla leverantörer bakom det kontot, med belopp, för de senaste tolv månaderna.
Titta på listan. Räkna hur många leverantörer som säljer ungefär samma sak. Skriv ner vad ni betalar var och en. Där har du din första jämförelse.
Källor: SCB (Företagens ekonomi), Hackett Group.