Så bygger du en spendlista på en eftermiddag och ser vart pengarna går

De flesta bolag har all information de behöver. Den ligger i ekonomisystemet. Den är bara aldrig ställd på det sätt som visar var pengarna finns.

En spendlista är en sammanställning. En rad per leverantör. Summan ni betalat under tolv månader. Sorterad med störst först. Det är hela idén.

Hämta rådata

Be ekonomi exportera alla leverantörsbetalningar för de senaste tolv månaderna. Du vill ha leverantörsnamn, belopp och gärna konto. Formatet spelar ingen roll så länge det går att öppna i ett kalkylark.

Be om hela perioden på en gång. Tolv månader jämnar ut säsong och enstaka stora inköp.

Har ni flera bolag i en koncern, ta ut alla på samma gång. Samma leverantör kan sälja till tre av era bolag utan att någon lagt ihop volymen.

Städa listan

Slå ihop dubbletter. Samma leverantör kan ligga med två stavningar eller två organisationsnummer. Lägg ihop dem till en rad.

Stryk de direkta inköpen. Allt som går rakt in i era produkter hör inte hemma här. Det bevakas redan.

Gruppera resten i enkla kategorier. Frakt. Lokal och fastighet. IT och telefoni. Resor. Bemanning och konsulter. Förbrukning. Försäkring. Fordon. Marknad. Tolv till femton kategorier räcker.

Det här är själva jobbet. Räkna med två till tre timmar om listan är rörig. Nästa år tar det tjugo minuter.

Läs listan

Nu kommer det som brukar väcka folk. I de flesta bolag ligger huvuddelen av de indirekta pengarna hos en liten grupp av de största leverantörerna. Resten är en lång svans av småbelopp. Det mesta av den svansen är indirekta inköp (JAGGAER).

Titta först på topp tjugo. Det är där en förhandling ger mest per nedlagd timme.

Nästan en tredjedel av de indirekta inköpen sker utanför avtal, och hos vissa bolag mer än så (Hackett Group). En del av det syns här.

Leta sedan efter tre mönster.

Samma sak, flera leverantörer. Tre städbolag. Två fraktbolag. Fyra som säljer arbetskläder. Varje delning gör er volym mindre och ert pris högre.

Leverantörer ni inte känner igen. Någon beställer, ingen i ledningen vet varför. Det är ofta här inköp utan avtal göms.

Stora belopp ni aldrig förhandlat. Skriv datum för senaste förhandling bredvid varje rad i topp tjugo. Tomma rutor är en lista över arbete som väntar.

Två invändningar som brukar komma

Datan är för rörig. Det är den ofta. Men även en grov lista med hälften av leverantörerna rätt kategoriserade räcker för att se topp tjugo. Precision kan vänta till nästa runda.

Vi vet redan var pengarna går. Nästan alla säger det. Nästan ingen har rätt när listan väl ligger på bordet. Det brukar finnas två eller tre leverantörer i topp tio som ingen i rummet räknat med.

Varför det är värt en eftermiddag

Rörelsemarginalen i svensk industri ligger runt 6 till 8 procent (SCB). Näringslivet stod still under 2024 (SCB). I det läget är pengar som redan finns i bolaget värda mer än pengar du ska jaga på marknaden.

Ett räkneexempel. Er spendlista visar 18 miljoner i indirekta inköp. Du tar tag i topp tjugo och hittar åtta procent. Det blir drygt 1,4 miljoner om året. Räkna med dina egna tal.

Varje månad utan listan är en månad där du fattar beslut i blindo. Om det finns en miljon att hämta på året, kostar väntan runt 85 000 kronor i månaden. Det är din investeringsbudget som står och rinner.

Det svåra kommer efter listan

Att göra listan är lätt. Att sedan ta sig igenom topp tjugo, avtal för avtal, medan driften pockar, det är det som stoppar de flesta. Inte brist på kunskap. Brist på någon som håller i det när veckan fylls av annat. Mer om det i senare texter.

En ägare med drygt hundra anställda sa i efterhand: “Jag trodde nog inte riktigt på dig.” Skepsisen försvann först när siffrorna låg på bordet.

Gör det den här veckan

Boka en eftermiddag i kalendern. Fredag fungerar. Be om exporten på måndag så du har den när du sätter dig.

När listan är klar, skriv ut topp tjugo på ett papper. Sätt datum för senaste förhandling bredvid varje rad. Det pappret är din utgångspunkt.

---

Källor: JAGGAER, Hackett Group, SCB (Företagens ekonomi).