15 till 27 procent av omsättningen går till inköp som ingen förhandlar
De direkta inköpen bevakas in i minsta detalj. Den större posten, allt annat företaget köper, får rulla på utan att någon förhandlar den.
Tänk på det ni köpte in förra månaden. Råvaran som går in i produkten har någon full koll på. Priset per kilo är känt. En avvikelse på två procent syns samma dag. Någon ringer leverantören direkt.
Sedan finns allt det andra. Frakt och transporter. Försäkringar. Lokalvård. Bevakning. Telefoni och uppkoppling. Kontorsmaterial. Resor och hotell. Inhyrda konsulter. Programvara och licenser. Truckar och maskiner på leasing. Arbetskläder. Företagshälsovård. Kaffet till fikarummet.
Det kallas indirekta inköp. Allt ni köper som inte säljs vidare i en produkt eller en tjänst.
Hur stor är posten
Vanliga riktvärden landar på mellan 15 och 27 procent av omsättningen (Avasant, Varisource). I tillverkande företag ligger den ofta mellan 20 och 40 procent (Dryden Group). Tjänsteföretag kan ligga ännu högre.
Ta fram era egna tal. Multiplicera omsättningen med 0,15. Det är en försiktig gissning på vad de indirekta inköpen kostar er per år. Ett bolag som omsätter 150 miljoner landar på drygt 22 miljoner. Räkna om med er riktiga siffra.
Den direkta delen förhandlas hårt varje år. Den indirekta delen förhandlas sällan. Ändå är de ungefär lika stora.
Varför blir det så
Kostnaden är utspridd. Hundratals fakturor. Tjugo eller trettio leverantörer. Tio personer som beställer. Ingen ser summan på ett ställe.
Varje inköp är litet för sig. En faktura på 8 000 kronor känns inte värd en förhandling. Femtio sådana fakturor i månaden är en annan historia.
Ingen äger frågan. Produktionschefen sköter sitt. Kontoret sitt. IT sitt. Platscheferna sitt. Ingen håller ihop helheten. Ingen förhandlar för hela bolaget.
Och så finns bilden av vad inköp är. Många ser det som administration. Något ekonomi hanterar när fakturan kommer. Inte något ledningen styr, som försäljning eller produktion.
Tillväxt döljer problemet
När bolaget växer växer också de indirekta kostnaderna. Fler anställda, fler resor, mer förbrukning, större lokaler. Omsättningen stiger och alla tittar på topplinjen.
Men tillväxt bär sina egna kostnader. Varje ny såld krona drar med sig material, arbete och frakt. En sparad krona på inköp gör det inte. Den går rakt ner på sista raden.
Ett bolag med foten på gasen kan mycket väl ha flera miljoner kvar att hämta hem. Inte genom mer sälj. Genom att någon äntligen förhandlar den halva av kostymen som ingen rört.
Det här är pengar på sista raden
Rörelsemarginalen i svensk industri ligger runt 6 till 8 procent (SCB). Under 2024 stod näringslivet still (SCB). När marginalen är tunn är en sparad inköpskrona värd mer än en ny såld krona.
Ett räkneexempel. Säg att ni hittar tio procent på en tredjedel av de indirekta inköpen. På 22 miljoner blir det drygt 700 000 kronor per år. För att tjäna in samma sak med sju procents marginal måste ni sälja för tio miljoner till. Sätt in era egna tal och jämför.
För dig som äger bolaget är det här inte en rad i en rapport. Det är din buffert. Det är pensionsavsättningen. Det är marginalen som gör att du sover när en stor kund drar ut på betalningen.
Det svåra är inte att räkna
De flesta ledningsgrupper som bestämmer sig för att ta tag i det här blir aldrig klara. Det beror sällan på kunskap. Det beror på att ingen håller organisationen till beslutet när en stor order eller ett produktionsstopp tränger sig på. Vi återkommer till det i senare texter.
Och det brådskar mer än det ser ut. Varje månad som går är en månad till på gamla priser och gamla villkor. Finns det en miljon att hämta på ett år, kostar väntan runt 85 000 kronor i månaden. Det är pengar som redan finns i bolaget och rinner ut medan ni tänker.
Gör en sak den här veckan
Be ekonomi ta fram en lista på alla leverantörer ni betalat de senaste tolv månaderna. Sorterad efter belopp, störst först. Stryk allt som går rakt in i era egna produkter. Titta på de tjugo största som blir kvar.
För var och en, skriv datum för senaste förhandlingen bredvid raden. Om de flesta rutorna är tomma eller säger vet inte, då har du hittat kartan till pengarna.
Källor: Avasant/Computer Economics, Varisource, Dryden Group, SCB (Företagens ekonomi).