Ett kalkylark med tre kolumner stoppar den tysta avtalsförlängningen

De flesta bolag vet ungefär vilka avtal de har. Vad de sällan vet är när fönstret att säga upp eller omförhandla öppnar och stänger.

Ett avtal med tyst förlängning förnyas automatiskt om du inte säger upp det i tid. Missar du uppsägningstiden med en dag sitter du fast ett år till. På gamla villkor.

Bygg listan

Öppna ett kalkylark. Skapa en rad per avtal och fyll i tre kolumner.

Slutdatum. När löper nuvarande period ut.

Uppsägningstid. Hur långt före slutdatum måste en skriftlig uppsägning vara inne. Tre månader är vanligt. Sex förekommer.

Indexklausul. Står det att priset räknas upp varje år, och i så fall efter vilket index.

Lägg gärna till fler kolumner. Leverantör. Årsbelopp. Vem på bolaget som äger avtalet. Vad som köps. Med årsbeloppet ifyllt kan du sortera efter pengar och ta de största först.

Fyll den med data

Informationen finns i avtalspärmen, i mejlkorgen och hos den som tecknade avtalet. Sätt av två timmar och gå igenom de största först.

Fråga varje chef som äger ett avtal om att skicka in sina rader. Sätt en deadline på en vecka.

Räkna med att några avtal saknar en tydlig ägare. De är ofta de mest bortglömda och de sämst förhandlade. Notera dem särskilt.

Använd den

Sortera listan efter slutdatum. Nu ser du vilka avtal som kräver ett beslut de kommande månaderna.

För varje avtal, räkna baklänges från slutdatum minus uppsägningstid. Lägg en påminnelse i kalendern fyra månader innan den punkten. Då har du tid att begära offerter innan fönstret stänger.

Ta upp de tre närmaste avtalen på varje månadsmöte. Ett kort läge. Är det prövat mot marknaden, eller ska det bara rulla vidare.

Var de tysta förlängningarna oftast sitter

Fem kategorier står för de flesta glömda avtalen.

Försäkringar. Förnyas ofta helt automatiskt, med en aviserad premiehöjning som enda förändring.

Frakt och transport. Ramavtal med index och lång bindningstid.

Lokalvård och bevakning. Tecknas en gång och rullar i åratal.

IT, telefoni och programvara. Licenser som förnyas per automatik, ofta med fler användare än ni har kvar.

Leasing av fordon och maskiner. Långa avtal där restvärde och ränta sällan omförhandlas.

Börja er lista med de fem. Det är där mest pengar ligger och rör sig av sig själv.

Ett avtal är inte en handskakning

En del av det ni betalar för varje månad har aldrig blivit ett skrivet avtal. Det började med ett telefonsamtal och har rullat sedan dess.

Sätt de posterna överst. Ett muntligt upplägg har ingen uppsägningstid att passa, men det har inte heller något prisskydd. Leverantören kan höja när de vill, och ni har inget att luta er mot.

Vad det är värt

Ett avtal som förnyas tyst är ett avtal som aldrig prövas mot marknaden. Priset står stilla i bästa fall och kryper uppåt i sämsta.

Konsultarvoden i Sverige steg med i snitt 7,3 procent på två år (Privatpengar). Samma tryck ligger på frakt, hyror, service och bevakning. Utan ett aktivt beslut följer era avtal med uppåt.

Ett räkneexempel. Ni har avtal för 8 miljoner om året med tyst förlängning. Två procent i onödan är 160 000 kronor. Räkna med era egna tal.

Rörelsemarginalen i svensk industri ligger runt 6 till 8 procent (SCB). De här kronorna går rakt på resultatet, alltså in i din buffert och din pension.

Det svåra är att agera på påminnelsen

Att bygga listan tar en förmiddag. Att sedan faktiskt begära offerter när kalendern säger till, mitt i en hektisk vecka, det är där de flesta faller. Inte av okunskap. För att inget yttre tryck håller dem till det när driften ropar högre.

Varje avtal som förnyas tyst i år är ett år till utan förhandling, och nästa fönster öppnar först om tolv månader.

Gör en sak den här veckan

Ta fram era fem största avtal. Fyll i de tre kolumnerna för varje.

Räkna fram uppsägningsdatumet för alla fem. Lägg in en påminnelse fyra månader innan var och en.

Det tar en timme och stänger den vanligaste vägen pengar rinner ut utan beslut.

---

Källor: Privatpengar, SCB (Företagens ekonomi).