Ny som vd och ska visa resultat: börja i de indirekta inköpen, inte i personalen

De första sex till tolv månaderna som vd är en prövning. Styrelsen vill se att de valde rätt. Ägaren vill se en riktning. Och du vill själv veta att du kan flytta bolaget.

Trycket lockar mot det som syns snabbast. En omorganisation. En neddragning. Ett par tjänster bort.

Priset på den genvägen

En personalneddragning ger en effekt i resultatet redan nästa kvartal. Det är sant.

Den kostar också på sätt som inte står i rapporten. Avgångsvederlag och uppsägningstider äter en stor del av besparingen första året. De som är kvar blir rädda och gör mindre, inte mer. Kompetens som tog år att bygga går ut genom dörren. Och för varje person det gäller finns en familj och en ekonomi som tar en smäll.

Om det visar sig att du drog för hårt är det dyrt och långsamt att anställa tillbaka.

Varför inköpen är en bättre första insats

De indirekta inköpen ligger ofta på 15 till 27 procent av omsättningen (Avasant, Varisource). I industrin högre. Nästan en tredjedel av dem sker utanför avtal (Hackett Group). Där finns pengar i samma storleksordning som en neddragning skulle ge.

Ingen förlorar jobbet. Ni byter fraktavtal, inte människor.

Det går att backa. Blev ett byte fel kan ni gå tillbaka. En uppsagd nyckelperson kommer sällan tillbaka.

Och det bygger förtroende. När du visar styrelsen en besparing på sista raden som inte skadade organisationen, då har du köpt dig tid och trovärdighet för de större greppen.

Många vd:ar står i det här läget just nu

Runt 30 procent av de svenska småföretagen väntas byta ägare inom fem år (Företagarna). Medelåldern på företagsledare är 51,3 år, och 40 procent är 55 eller äldre (Företagarna). Bara omkring hälften av bolagen har en tydlig plan för skiftet (Söderberg & Partners).

Det betyder många nya vd:ar och många nya ägare de närmaste åren. De flesta kommer att känna precis det tryck du känner nu.

De första nittio dagarna

Be om en spendlista över tolv månader, sorterad på leverantör. Stryk det direkta materialet.

Titta på topp tjugo. Skriv datum för senaste förhandling bredvid varje rad.

Peka ut en ägare för frågan, med en tydlig mening om mandat, uttalad i ledningsgruppen.

Sätt en siffra som följs varje vecka på samma möte.

Inget av det här kräver en konsultrapport eller ett nytt system. Det kräver din tid och att du håller fast vid rytmen.

Vad du säger till organisationen

Var rak med varför. Vi ska sänka kostnader, och vi börjar med det som inte drabbar någon av er. Vi ska betala rätt pris till våra leverantörer, inte ett gammalt pris.

Det budskapet gör två saker. Det lugnar oron för neddragningar. Och det signalerar att slapphet i inköp inte längre passerar.

Den första styrelserapporten

Du vill ha något konkret att visa på det första eller andra styrelsemötet. Inköpen kan ge dig det.

En spendlista och en plan för topp tjugo är en tydlig signal. Den säger att du har förstått var pengarna ligger och att du har börjat agera. Ett par omförhandlade avtal med siffror på sänkningen är ännu bättre.

Beställ spendlistan den här veckan. Boka in den återkommande veckotiden i kalendern redan nu, för hela året.

Det svåra kommer i månad fyra

Planen ovan är enkel att skriva. Den är svår att hålla när den första riktiga krisen kommer och all uppmärksamhet dras dit.

Det är där de flesta besparingsförsök somnar. Inte för att vd:n saknar kunskap, utan för att ingen håller organisationen till beslutet när driften ropar.

Så var ärlig mot dig själv redan nu. Du kommer att veta vad som borde göras hela vägen. Frågan är vem som håller dig och organisationen kvar vid det när kvartalet blir tungt och styrelsen vill se annat. Klarar du den biten på egen hand är resten en formsak. Gör du inte det, ordna ett yttre tryck som inte viker när det stormar, innan den första krisen kommer och inte efter.

---

Källor: Avasant/Computer Economics, Varisource, Hackett Group, Företagarna, Söderberg & Partners.